TO DO Personal en terreno

La aplicación de tareas permite a los usuarios gestionar su fuerza de trabajo móvil, utilizando listas de tareas, que se les asignen.

Cada tarea es una directiva para visitar algún lugar en la fecha y hora determinada, y hacer algunas acciones en este lugar. Las tareas pueden ser asignadas a los empleados. El sistema verifica qué tareas fueron completadas, con retraso o cuales fallaron, la cantidad de tiempo empleado para completar la tarea, etc.

Los gestores y los despachadores pueden programar tareas de manera óptima, es posible el volver a asignar las tareas si en algunas ocasiones pasaron de empleado / vehículo, recuperar los informes para ver cómo se realiza el trabajo, medir la productividad del personal, calcular los costes y muchos más.

Tareas asignadas pueden ser vistas en múltiples formas:

• Interactiva en la tabla
• Situado en el mapa
• Programado en la línea de tiempo
• Ordenado por miembros del equipo
• En la tabla de productividad.

El usuario puede seleccionar el rango de fecha y hora para ver la tarea que se realiza, prevista para el futuro o una estancia real. Filtros adicionales pueden aplicarse a ver las tareas como por estado, empleado, lugar, o cualquier etiqueta personalizada.

La creación de una tarea única o repetida es realizada de manera sencilla desde cualquier punto de vista, es decir, puede hacer doble clic en el mapa o en la línea de tiempo.

Como un negocio orientado a tareas de aplicaciones pueden ser flexibles, configurado para diferentes flujos de trabajo en muchas industrias.

“Tag” o “Etiqueta” tiene el propósito de identificar alguna información.

En nuestro sistema, las etiquetas ayudan a encontrar lugares deseados, empleados, tareas o vehículos. Se pueden crear etiquetas según sus necesidades. Un objeto puede tener varias etiquetas.

Para encontrar todos los objetos con una etiqueta basta con escribir en el cuadro de búsqueda y el sistema mostrará la información de forma inmediata.

¿Cómo añadir etiquetas?

Para agregar una etiqueta necesita otorgar las palabras clave en una caja especial durante la creación / edición de los empleados en la tarjeta personal. El uso de etiquetas se puede encontrar fácilmente, por ejemplo, todos los empleados con vehículos privados.

En el uso corporativo de Control GPS a veces hay que trabajar con grandes volúmenes de datos. Por ejemplo, cuando usted tiene que utilizar los directorios de los empleados y los directorios de los departamentos.

Cuando tenga que añadir una larga lista de empleados puede ahorrar una gran cantidad de tiempo con la importación de un archivo de Excel. Los datos tienen que ser presentados en forma de XLS, XLSX u hoja de cálculo CSV.

Con el fin de iniciar la importación de un archivo vaya a “tareas” de la aplicación y luego ir a “empleados” en el recuadro “personal“. Ahora haga clic en Crear > Importar de archivo de Excel.

Va a ver “la importación de empleados” ventana donde se puede descargar “ejemplo de archivo” y utilizar los encabezados de archivo. Si desea que sus columnas de tabla de importación para que se correlacionan bien con los datos en el sistema de vigilancia se recomienda especificar encabezados de campo. Sin embargo, si esto no se hace, el sistema le pedirá al usuario que asigne esta correspondencia durante el proceso de importación.

En el archivo descargado tiene que rellenar las siguientes columnas para importar los datos.

• Nombre
• Segundo nombre
• Apellidos
• Otros…

Después de llenar el archivo tiene que guardarlo en su PC.

Descargar el archivo en el sistema

Haga clic en Seleccionar Archivo y especifique la ruta del archivo guardado a continuación, haga clic en Siguiente. Lo que se ve a continuación es la ventana donde se necesita comprobar los encabezados de columna y proceder al siguiente paso.

Si algunos de los campos contienen información incorrecta. Por ejemplo vacío, el sistema le avisara para especificar estos parámetros. Si los campos están vacíos no se importarán los registros.

La importación finalizara correctamente si se introduce correctamente los datos correspondientes y los nuevos registros se va mostrara en la lista de empleados.

Para el trabajo rápido y conveniente en las aplicaciones empresariales (en su mayoría – con la aplicación “tareas“), se recomienda utilizar el directorio de empleados y el directorio de los departamentos. Por ejemplo, una vez que se haya definido un número de teléfono de contacto se puede enviar un SMS a su empleado directamente desde la aplicación.

Directorio de empleados

Tarjeta de empleado – Es un expediente sobre un empleado de la organización, que contiene los siguientes campos:

• Apellido y Nombre.
• Foto.
• Teléfono y dirección de correo.
• Ubicación de la dirección (en general, no puede coincidir con la dirección de la oficina / sucursal del empleado).
• Información de licencia de conducir.
• Departamento del empleado.

Los empleados pueden ser asignados a los departamentos, para hacer esto, usted tiene que hacer las tarjetas correspondientes:

• Nombre del Departamento.
• Dirección.

Si el empleado está disponible para un cambio de estado del trabajo (es decir, se puede informar de que él está ocupado en el sistema), su estado actual se mostrará en la lista como; (“ocupado”, “libre”, “ir al cliente”, etc.).

Los estados se muestran sólo para los dispositivos que están en línea – esto asegurará la veracidad de los datos. Además de la ventana de asignación de tareas, los estados se muestran en la lista de los empleados en la pestaña “Situación“.

Estas funciones serán de utilidad para los servicios de entrega, servicios de mensajería, las empresas que proporcionan el personal de operación, las empresas de distribución, servicios de taxi, empresas de transporte entre otras.

Por ejemplo, la clasificación “por la distancia” ayudará a encontrar el servicio de mensajería más cercana para que tome urgentemente los documentos requeridos a partir de la dirección especificada; y el estado de trabajo determinará cuál de los empleados más cercano se encuentra libre y será capaz de llegar al cliente en tiempo; ordenar por nombre ayudará a encontrar rápidamente el representante de ventas responsable de trabajar con el punto de venta y mostrar si su estado de funcionamiento le permite programar una visita.

Un formulario es un documento electrónico que se adjunta a una tarea. Los empleados rellenan formularios mientras trabajan o después de completar una tarea a través de la aplicación móvil X-GPS Tracker. Por ejemplo, un empleado puede enviar todos los resultados de ejecución de una tarea directamente a una oficina de manera fácil y rápida: órdenes de clientes, informe de inspección de objetos remotos.

Un formulario es creado por un supervisor y contiene los campos autoajustables (texto, datos, etc.) y también los campos para los archivos de medios (imágenes, videos, etc.)

Para empezar a usar formularios:

1. Cree un formulario que contenga los componentes necesarios.
2. Programe una tarea y adjúntela al formulario correspondiente.

Hay 3 formas de ver los datos de formularios completados:

1. En la lista de los envíos de formularios puede ver todos los formularios completados y sus contenidos. Más detalles
2. A través de las notificaciones instantáneas. La notificación se enviará una vez el empleado móvil haya rellenado su formulario. De este modo, será más fácil para los operadores procesar las órdenes de representantes de ventas. Recibirá notificaciones por correo electrónico o email con un enlace de descarga a un archivo PDF. Más detalles
3. En el informe estadístico. Puede ver estadísticas sobre los datos insertados en formato de tabla. La tabla muestra estadísticas de resumen sobre el número y tipo de los componentes seleccionados.

Cree formularios de acuerdo con el flujo de trabajo de su empresa. Es posible crear cualquier número de formularios y ajustarlos a las tareas correspondientes realizadas por un empleado.

Para crear un formulario:

1. Ejecute la aplicación “Tareas”.
2. Abre el módulo “Formularios”.
3. Haga clic en “Añadir”.
4. Elija los componentes necesarios en el lado izquierdo de la pantalla.

Hay configuraciones adicionales disponibles para cada formulario:

1. Utilizar por defecto: le recomendamos habilitar esta opción cuando hay un formulario que se utiliza con frecuencia. Active esta opción y el formulario se adjuntará automáticamente a cada tarea creada.
2. Enviar el formulario de tarea sólo después de llegada al destino de la tarea: por ejemplo, puedes activar esta opción para que un empleado no pueda completar y enviar su formulario fuera de la zona de reunión con el cliente. Esto aumentará la fiabilidad y asegurará la recepción oportuna de los datos.

Al trabajar con los componentes de un formulario, puede:

1. Marcar un componente como obligatorio: puede establecer los componentes más importantes como obligatorios y también permitir a los empleados elegir otros componentes que contienen información adicional. Por lo tanto, un empleado podrá enviar un formulario desde la aplicación móvil X-GPS Tracker a un servidor pero sólo después de haber completado todos los campos de inserción obligatoria.
2. Arrastrar un componente a una nueva ubicación con el ratón.
3. Copiar, editar o eliminar los componentes.

Puede encontrar una descripción detallada de los componentes en una lista a continuación:

Las notificaciones permiten aprender sobre la llegada del formulario a un servicio de monitoreo a tiempo. Siga estos pasos para configurar notificaciones.

1. Abra la aplicación “Alertas“.
2. Haga clic en el botón “Agregar regla”.
3. Elija los objetos a los que se aplicará la regla.
4. Seleccione “Rendimiento de tareas” en la lista de eventos y pulse Siguiente.
5. Abra la sección “Opciones de las reglas” y márquese “Formulario enviado”.
6. Pasa a la pestaña de notificaciones y elija el tipo de notificación.

Puede descargar el formulario completo en su ordenador o smartphone haciendo clic en un enlace que se adjunta en un mensaje de notificación.

Puede ver y comparar los resultados de cada empleado en el reporte “Valor de la forma“. Para crear un reporte:

1. Abra la aplicación “Reportes“.
2. Haz clic en “Crear reporte”.
3. Seleccione el punto “Valor de la forma” en la lista.
4. Marque los objetos para los que desea crear un informe.
5. Elija un rango de fechas.
6. Haga clic en el botón “Construir reporte”.

Las estadísticas muestran cuántas veces y qué tipos de componentes han sido seleccionados en cada formulario. Por ejemplo, es posible ver el número de tipos de reparación elegidos: De garantía / Fuera de garantía.

Puede ver los formularios ya enviados y también compararlos entre sí. Para ver un formulario:

1. Haga clic en la aplicación “Tareas“.
2. Abra el módulo “Formularios“.
3. Coloque el cursor sobre el nombre del formulario necesario y elija “Envíos” en el lado derecho de la pantalla.
4. En la lista en la parte inferior de la pantalla, seleccione el formulario requerido.

La lista permite comparar los resultados de uno o varios empleados.